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Unser Ablauf

So bauen wir das digitale
Betriebssystem für KMUs

Ein klar strukturierter 5-Phasen-Ablauf — von der ersten Anfrage bis zur Schlussrechnung. Identisch für Prozessautomatisierung, Systementwicklung und KI-Integration & Entwicklung — der Umfang jeder Phase richtet sich nach Branche, Unternehmensgröße und gewählter Dienstleistung.

01

Kostenloses Strategiegespräch & Bedarfsanalyse

Wir starten mit einem kostenlosen Strategiegespräch — komplett online. Gemeinsam schauen wir uns an, wie heute wirklich gearbeitet wird: von der ersten Anfrage bis zur Rechnung. Auf Anfrage kommen wir auch gerne zu Ihnen vor Ort in den Betrieb und machen uns einen Eindruck von Ihrem Unternehmen.

Was passiert in dieser Phase

  • Kostenloses Strategiegespräch mit der Geschäftsführung
  • Bedarfsanalyse: bestehende Tools, Excel-Listen, Zettelwirtschaft & WhatsApp-Chaos
  • Identifikation der größten Zeitfresser: Anfragen, Angebote, Auftragsabwicklung, Buchhaltung
  • Festlegung von Scope, Zielbild und messbaren Erfolgskriterien

Dein Ergebnis

Ein schriftliches Konzept inkl. Empfehlung der passenden Dienstleistung — abgestimmt auf deine Branche und Unternehmensgröße.

02

Konzept, Prozesse & Architektur

Bevor wir bauen, zeichnen wir dein Unternehmen sauber durch — Rollen, Abläufe und Schnittstellen zu Kunden, Lieferanten und Tools.

Was passiert in dieser Phase

  • Datenmodell: Kunden, Produkte/Leistungen, Aufträge, Rechnungen, Pipeline
  • Rollen & Rechte: GF, Vertrieb, Operations, Buchhaltung, Support
  • Prozess-Design: Anfrage → Angebot → Auftrag → Lieferung → Rechnung → Reporting
  • Klick-Prototyp & Abnahme — inkl. mobiler Ansichten

Dein Ergebnis

Freigegebene Prozess-Architektur, in der jeder Schritt klar definiert ist und Freigaben dort sitzen, wo sie hingehören.

03

Aufbau & Umsetzung

Hier entsteht dein System — modular, mit echten Geschäftsfällen als Testfall und in wöchentlichen Iterationen sichtbar.

Was passiert in dieser Phase

  • Kernmodule: CRM, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Pipeline, Aufgaben
  • Produkte & Leistungen: Katalog, Preise, Rabatte, wiederkehrende Abos
  • Abrechnung: Angebot, Auftrag, Teil-/Schlussrechnung, Mahnungen, DATEV-Export
  • Wöchentliche Demos — dein Team sieht jeden Fortschritt live

Dein Ergebnis

Funktionierendes System in einer geschützten Vorschau-Umgebung — bereits mit deinen Produkten, Leistungen und Preisen.

04

Automatisierung & Integration

Jetzt verbinden wir alles. Genau hier entsteht der eigentliche Hebel — keine doppelte Erfassung, keine WhatsApp-Bestellungen, keine verlorenen Anfragen mehr.

Was passiert in dieser Phase

  • Automatisierte Workflows (Anfrage → Angebot → Auftrag → Rechnung → Mahnung)
  • Anbindung an DATEV/Buchhaltung, Shop, Newsletter-Tool, Zahlungsanbieter, Kalender
  • Mobile App für Vertrieb & Team: Kunden, Aufgaben, Termine, Statusupdates von unterwegs
  • Optional: KI-Agenten für Anfrage-Qualifizierung, Lead-Scoring & Reporting

Dein Ergebnis

Ein durchgängiges System, in dem Daten nur einmal entstehen — und automatisch in Vertrieb, Operations und Buchhaltung landen.

05

Migration, Schulung & Go-Live

Wir bringen dein Team und deine Daten sauber ins neue System — ohne dass dein Tagesgeschäft stillsteht.

Was passiert in dieser Phase

  • Migration bestehender Daten (Kunden, Produkte, Aufträge, offene Posten)
  • Strukturierte Tests anhand echter Geschäftsfälle
  • Live-Schulung für Vertrieb, Operations und Buchhaltung
  • Begleiteter Go-Live mit Hypercare-Support in den ersten 30 Tagen

Dein Ergebnis

Dein Team arbeitet ab Tag 1 produktiv — mobil unterwegs, im Backend im Büro, Buchhaltung sauber angebunden.

Modularer Ausbau

Egal ob du mit einem schnellen Hebel wie Prozessautomatisierung startest oder direkt ein komplettes System brauchst — alles ist so gebaut, dass es ohne Bruch mit jedem zusätzlichen Kanal, Standort und Team mitwächst.

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